Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công ty cổ phần Kinh đô.pdf

- 5 -









các phòng ban, đơn vị kém và thông tin điều hành không kịp thời, độ tin cậy
không cao.
1.1.3 Lịch sử phát triển của quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần
mềm
Vào những năm 1950, các nhà quản lý đã sớm nhận thấy máy tính có thể hỗ
trợ trong việc ứng dụng được nhiều hoạt động quản lý quan trọng như:
- Hệ thống quản lý sản xuất vừa đúng lúc (JIT)
- Khối lượng đặt hàng kinh tế (EOQ )
- Lượng tồn kho an toàn (Safety Stock)
- Định mức nguyên vật liệu (Bill of Materials-BOMP)
- Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders)
Những hoạt động trên cần xử lý dữ liệu, tính toán nhanh và chính xác. Do đó
từ giữa những năm 1960 đã lần lượt xuất hiện nhiều hệ thống quản lý dựa trên
máy tính, làm đảo lộn các kỹ thuật quản lý truyền thống.

- 6 -










Hình 1.1: Sự hình thành và phát triển của các hệ thống hỗ trợ quản trị nguồn
lực doanh nghiệp
Dần dần công nghệ thông tin đã trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh nghiệp
tạo sự chuyển biến triệt để trong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao
chất lượng sản phẩm cũng như cải thiện đáng kể quan hệ với khách hàng. Quá
trình phát triển của các hệ thống phần mềm hỗ trợ cho quản lý như sau:
1.1.3.1 Hệ thống Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material
Requirements Planning - MRP)

- 7 -









Ra đời từ giữa những năm 1960 với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong việc
quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra một phương thức xử lý đơn đặt
hàng nguyên vật liệu một cách tốt hơn:
MRP đưa ra các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán lại thời
điểm có thể nhận nguyên vật liệu (từ nhà cung cấp) và thời điểm thực sự cần số
hàng đó cho sản xuất.
MRP dựa trên nhu cầu số lượng hàng cần sản xuất trong một giai đoạn
(tuần/tháng/quý/năm,…) để:
- X
ác định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất
ra loại hàng đó.
- Xác định các yếu tố về thời gian. Thời điểm cần các nguyên vật liệu và các
thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất.
MRP xem xét số lượng nguyên liệu tồn kho (thực tế, số
lượng đang trên đường về), căn cứ vào lượng tồn kho tối thiểu, sau đó xác
định số lượng thật sự cần mua thêm trong thời gian giao hàng (mà nhà cung
cấp hứa hẹn) nhằm đáp ứng một cách tối ưu cho sản xuất.
MRP tiếp tục phát triển và đến giai đoạn Closed-Loop MRP thì hệ thống
không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, mà còn có một loạt các
chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu
tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu, đồng thời hỗ trợ việc lập kế
hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó.
1.1.3.2 Hệ thống Hoạch định nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource
Planning - MRPII)
Hoạch định nguồn lực cho sản xuất là kết quả tiếp theo về sự mở rộng của
giai đoạn Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định nguồn lực
giúp các công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã

- 8 -









chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có thể mô
phỏng khả năng cung ứng.
Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ:
- Lập kế hoạch bán hàng
- Kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể
- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ
trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.
Đầu ra của hệ thống được tích hợp thể hiện qua các báo cáo như là:
- Kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch mua hàng
- Chi phí vận chuyển.
- Dự báo kho hàng, giá trị tồn kho.
1.1.3.3 Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise
Resource Planning - ERP)
Đến những năm 1990, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và
mạng máy tính, doanh nghiệp dựa trên cấu trúc máy chủ - máy trạm (client-
server), các hệ thống MRP nhường chỗ cho một phần mềm mới là ERP. ERP
không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt
động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, kho
vận, quản trị hệ thống cung ứng, và quản trị hệ thống bán hàng.
Thập kỷ 1990 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng loạt
các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng
công nghệ thông tin thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate,
People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đa quốc gia thi nhau
triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn

- 9 -









cầu. ERP đã trở nên hữu hiệu đến mức một thùng Coca-Cola được xuất ra
khỏi nhà máy tại Ngọc Hồi, Hà Nội (một trong hàng ngàn nhà máy đóng chai
Coca-Cola), thì việc bán thùng coca đó ngay lập tức đã được cập nhật vào hệ
thống máy chủ tại đại bản doanh của Coca Cola tại Atlanta, Mỹ. Việc triển
khai này nâng cao hiệu quả về mọi mặt, từ năng suất lao động đến quản lý chi
phí và chất lượng dịch vụ khách hàng
1.1.3.4 Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource
Management - ERM)
Sau thời hoàng kim của ERP, khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số
các công ty khác (tại các nước phát triển) đều đã triển khai ERP, đầu thế kỷ
21 này thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là
ERM. ERM tuy gần với ERP về cách viết nhưng là khái niệm rộng hơn, nó
không phải là một bước phát triển về chức năng hoặc kỹ thuật như MRP phát
triển lên ERP. Đối với ERM cần chú ý đến “Resource - Nguồn lực” và
“Management - Quản trị”.
ERM thực chất là một bộ công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phân mềm chỉ là
một bộ phận, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn
luyện, quy trình nghiệp vụ, quản trị,…. Các yếu tố phi máy tính của ERM là
điểm tiến hoá rất quan trọng

- 10 -










Hình 1.2: Cấu trúc của hệ thống ERM
ERM chính là sự tích hợp các phân hệ phần mềm chức năng và nghiệp vụ sản
xuất kinh doanh
Phần “nghiệp vụ sản xuất kinh doanh” bao gồm quản lý nhân sự, kế toán (kế
toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán thanh toán, sổ cái), quản lý sản xuất,
quản lý phân phối, marketing và bán hàng,…
Phần “tích hợp” của hệ thống ERP chính là khả năng kết nối các luồng nghiệp
vụ lại với nhau. Sự tích hợp có thể được hiểu như là sự thống nhất, tập trung
dữ liệu và chia sẻ thông tin. ERP tích hợp để liên kết các qui trình nghiệp vụ.
Vài doanh nghiệp đã tích hợp thành công hệ thống ERP cho việc quản lý toàn
diện. Qui trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp vụ của một công ty trong một
hệ thống được hiểu như là ERM.

- 11 -










Hình 1.3: Mô hình hệ thống ERM
Ngày nay ERP cũng được hiểu như là ERM, nghĩa là khi nói đến ERP người
ta liên tưởng ngay đến việc phần mềm và các quy trình hoạt động tạo thành
một hệ thống kiểm soát toàn diện hoạt động doanh nghiệp.

- 12 -









1.2 NỘI DUNG THỰC HIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM
Nhìn chung, việc ứng dụng ERP hỗ trợ cho công tác quản trị bao gồm
việc thực hiện các nội dung sau trên phần mềm ERP:
1.2.1 Quản trị mua hàng
Quản trị kế hoạch mua (lập kế hoạch mua theo định kỳ, theo dõi việc thực
hiện kế hoạch, ).
Quản trị cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (các thông tin tổng quát, mặt hàng,
giá cả, chính sách,…): hỗ trợ cho việc ra quyết định khi lựa chọn nhà
cung cấp cho kế hoạch mua hàng.
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình mua:
lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, theo dõi quá trình nhận hàng
theo đơn hàng (các khâu tiếp nhận, chuyển kiểm định, nhập kho); xử lý
việc trả hàng nếu phát sinh.
Quản trị các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: vận chuyển, bốc
dỡ, thuế nhập khẩu,…
Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản
trị công nợ phải trả.
Theo dõi tình hình tồn kho nhằm đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng tiến
độ.
Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết.
1.2.2 Quản trị kho hàng
Quản trị các dữ liệu cơ sở có liên quan đến hệ thống kho: các thông tin về
tổ chức hệ thống kho; các thông tin có liên quan đến đối tượng lưu kho

- 13 -









(mã số, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, các thông tin kiểm soát: giới hạn
tồn kho cho phép,…).
Tiếp nhận dữ liệu từ các phần hành quản trị mua hàng, quản trị bán hàng;
tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm hàng tồn kho từ các nghiệp vụ
này.
Xử lý các phát sinh về tăng giảm vật tư trong kho theo từng loại nghiệp
vụ: nhập kho, xuất kho, điều chỉnh, điều chuyển (như xuất sản xuất, điều
chuyển kho, xuất chi phí,…; nhập bán thành phẩm, thành phẩm,…; các
nghiệp vụ điều chỉnh số lượng, giá trị,…). Xác định giá trị xuất kho theo
nhiều phương pháp tính khác nhau.
Kiểm soát tình hình hàng tồn kho, quản trị các hạng mức hàng tồn kho
cho phép, làm cơ sở cho việc điều tiết và quản lý hàng hóa vật tư một
cách hợp lý, hiệu quả theo kế hoạch.
Tự động kết chuyển số liệu sang bộ phận kế toán kho xử lý.
Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết.
1.2.3 Quản trị bán hàng
Quản trị kế hoạch điều phối hàng: tổng hợp kế hoạch thị trường, lập các
chỉ tiêu kế hoạch có liên quan (điều phối vận chuyển tối ưu, kho bãi,…);
theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch.
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình điều
phối hàng đến nhà phân phối: tiếp nhận đơn hàng xử lý; kiểm tra khả
năng cung ứng, tình hình công nợ, theo dõi hợp đồng,…; lập phiếu đề
nghị xuất hàng, xuất hàng, in hóa đơn,…
Quản trị các hợp đồng vận chuyển theo từng hóa đơn: lập hợp đồng, theo
dõi thực hiện hợp đồng, thanh toán cho hợp đồng.

- 14 -









Quản trị về mặt số lượng quá trình xuất hàng theo hóa đơn.
Kiểm soát các chi phí phát sinh (các khoản chiết khấu chính sách, chiết
khấu chương trình, chi phí khuyến mãi, chi phí vận chuyển,…).
Xử lý việc trả hàng.
Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản
trị nợ phải thu.
Thực hiện các truy vấn, thống kê cần thiết.
1.2.4 Marketing
Quản trị các chính sách bán hàng mang tính thời điểm (thông qua các
chương trình khuyến mãi); các hoạt động marketing (quảng cáo, tài
trợ,…); các hoạt động cộng đồng.
Theo dõi, cập nhật các phát sinh trong suốt thời gian thực hiện chương
trình.
Thực hiện các ghi nhận, phân bổ chi phí đối với từng chương trình.
Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành có liên quan của hệ thống.
Thực hiện các thống kê và phân loại, phân tích liên quan đến các chương
trình.
1.2.5 Quản trị vốn bằng tiền
Ghi nhận tự động các số liệu liên quan từ phần hành quản trị công nợ phải
thu và phải trả: các nghiệp vụ thu tiền nợ, chi thanh toán.
Xử lý các phát sinh về thu, chi tiền theo từng loại nghiệp vụ (không liên
quan đến công nợ): thu tạm ứng, thu ký quỹ,…; chi chi phí, chi tạm
ứng,…; các nghiệp vụ rút, chuyển tiền,…
Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định
khoản kế toán.

Xem chi tiết: Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công ty cổ phần Kinh đô.pdf