Công tác quản lý Nguyên Vật Liệu

Nhược điểm: Nó đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn, toàn diện
và chính xác, điều này có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải
được tổ chức tốt. Một điều dễ nhận thấy khác đó là với một lượng thông tin
như vậy đòi hỏi phải có đội ngũ xử lý thông tin có trình độ và năng lực cao
nhưng dù nói thế nào thì đây vẫn là phương pháp tiên tiến nhất.
2. Đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất trong Doanh Nghiệp.
Đảm bảo toàn vẹn về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu là một
điều rất cần thiết trong Doanh Nghiệp vì nó là nơi tập chung thành phẩm của
Doanh Nghiệp trước khi đưa vào sản xuất và tiêu thụ.
2.1. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng.
Xuất phát từ đặc điểm về sự đa dạng của sản phẩm cũng như về sự sản
xuất đa dạng của các Doanh Nghiệp. Điều này cho thấy để đảm bảo cho quá
trình sản xuất không bị dán đoạn thì các Doanh Nghiệp cần phải xác định một
lượng nguyên vật liệu cần dùng cho mình, bởi vì mỗi lượng vật liệu để xác
định đủ được thì cần phải dựa vào mức tính toán kỹ lưỡng cũng như mức tính
của mỗi sản phẩm được tạo ra và số lượng sản phẩm là bao nhiêu.
2.2. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ.
Để xác định được một lượng nguyên vật liệu cần được dự trữ thì phải
dựa vào mức tạo ra sản phẩm trong tương lai của Doanh Nghiệp, và để tránh
sự biến động của vật liệu. Do đó việc dự trữ nguyên vật liệu của Doanh
Nghiệp, cũng như các Doanh Nghiệp khác là rất cần thiết!
- Đại lượng dự trữ vật tư cho sản suất phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố
khác nhau. Các nhân tố ảnh hưởng đại lượng dự trữ vật tư cho sản xuất Doanh
Nghiệp là:
+ Lượng vật tư tiêu dùng bình quân trong một ngày số lượng này phụ
thuộc vào quy mô sản xuất mức chuyên môn hoá của Doanh Nghiệp và phụ
thuộc vào mức tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm.
+ Tình hình của Doanh Nghiệp có bán và thu được tiền bán hàng hay
không.
Trang
+ Trọng tải và tốc độ của các phương tiện vận chuyển.
+ Thuộc tính tự nhiên của vật tư
Khi phân tích tình hình dự trữ vật tư cần phân biệt rõ các loại dự trữ, có
ba loại dự trữ:
2.2.1. Lượng dự trữ thường xuyên:
Dự trữ thường xuyên là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất
diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường.
Lượng dự trữ thường xuyên mỗi loại tính theo công thức:
DT
TX
= T
CƯ
x ĐM
TH
Trong đó:
DT: Lượng dự trữ thường xuyên
T
CƯ
: Thời gian (ngày) cung ứng trong các điều kiện bình thường
ĐM
TH
: Định mức sử dụng (tiêu thụ cho một ngày)
2.2.2. Lượng dự trữ bảo hiểm
Lượng dự trữ bảo hiểm là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản
xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường.
Để xác định mức dự trữ bảo hiểm có thể dựa vào các cơ sở sau:
Mức thiệt hại vật chất do nguyên vật liệu gây ra.
Các số liệu thống kê về số lần, lượng nguyên vật liệu cũng như số ngày
mà người cung cấp không cung ứng đúng hạn.
Các dự báo về biến động trong tương lai.
Lượng dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể được xác định theo công thức
đơn giản sau:
DT
BH
= T
SL
x ĐM
TH
Trong đó:
DT
BH
: Lượng nguyên vật liệu dự trữ thương xuyên.
T
SL
: Thời gian cung ứng sai lệch so với sự kiện
ĐM
TH
: Định mức cho một ngày
Trang
Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến được xác định bằng phương
pháp thống kê kinh nghiệm và sắc xuất sảy ra trong thực tiễn.
2.2.3. Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết
Để hoạt động được tiến hành bình thường trong mọi điều kiện Doanh
Nghiệp phải tính toán, lượng nguyên vật liệu dự trữ tối thiểu cần thiết bằng
tổng của lượng dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm.
DT
TTCT
= DT
TX
+ DT
BH
Trong đó: Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết.
Ngoài ra Doanh Nghiệp hoạt động theo mùa sẽ phải xác định thêm
lượng dự trữ theo mùa.
2.3. Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua.
Căn cứ vào kế hoạc sản xuất của tháng, quý và trên cơ sở nhu cầu vật
tư được phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm cung cấp thích hợp để
đảm bảo nguyên vật liệu đúng chất lượng, đủ về số lượng, hợp lý về giá cả.
3. Xây dựng mua sắm nguyên vật liệu
Kế hoạch xây dựng mua sắm nguyên vật liệu là phải có sự thống nhất
giữa các phòng ban với nhau, khi mỗi chu kì sản xuất ra sản phẩm thì phải bắt
đầu từ đâu, phải mua sắm những loại vật liệu nào để cho vừa đủ với nó, để từ
đó lên kế hoạch mua sắm. Và việc mua sắm cần giao cho một đội chuyên
trách nhiệm về mua sắm hoặc một người trong phòng ban mua sắm tuỳ theo
mô hình cũng như cách sắp xếp phòng ban của Doanh Nghiệp.
3.1 Trong hiện tại
Phải xây dựng một kế hoạch chặt chẽ, cần tìm kiếm hiếu kỳ thị trường
từ đó đưa ra việc xây dựng mua sắm.
4. Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu.
4.1 Tổ chức thu mua
+ Tổ chức các hợp đồng thu mua
+Kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu
+ Tổ chức về bến bãi, kho của từng loại nguyên vật liệu
Trang
+Tổ chức sắp xếp vật liệu
4.2. Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu
+ Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại của nguyên vật
liệu theo đúng quy định trong hợp đồng
+ Chuyển nhanh nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận đến kho Doanh
Nghiệp, tránh hư hỏng mất mát. Mặt khác công tác tiếp nhận nguyên vật liệu
phải quán triệt một số yêu cầu:
Mọi vật tư hàng hoá tiếp nhận đều phải đầy đủ giấy tờ hợp lệ.
Mọi vật liệu tiếp nhận phải đầy đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm.
Xác định chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại.
Phải có biên bản khác xác nhận có hiện tượng thừa thiếu sai hỏng quy
cách.
Tổ chức tiếp nhận tốt tạo điều kiện cho thủ kho lắm chắc số lượng, chất
lượng và chủng loại vật liệu, kịp thời phát hiện tình trạng của vật liệu, hạn chế
sự nhầm lẫn, thiếu chách nhiệm có thể xẩy ra.
5. Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu
Muốn tổ chức bảo quản nguyên vật liệu tốt thì các Doanh Nghiệp phải
xác định được tính lý hoá của nguyên vật liệu để sắp xếp nguyên vật liệu
đúng với cơ sở khoa học của nó để tránh tình trạng hoen rỉ. Hơn nữa Doanh
Nghiệp phải xây dựng nội quy, chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra trong
việc bảo quản nguyên vật liệu.
6. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu
Tuỳ theo mô hình sản xuất của Doanh Nghiệp mà hình thức cấp phát
nguyên vật liệu là khác nhau. Nhưng nói chung là các Doanh Nghiệp khi cấp
phát phải thong qua các chuẩn mực như phải có các thủ tục các phiếu biên
bản, ghi nhận giữa người cấp phát và người được cấp phát để tránh tình trạng
nhầm lẫn nhiều lần.
7. Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu
Trang
Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu là hình thức thanh quyết toán
các nguyên vật liệu nhập vào và xuất ra dựa theo từng nguyên vật liệu mà
Doanh Nghiệp có thể thanh toán ngay hay nợ, tạm ứng hoặc trả chậm của các
đơn đặt hàng hay bán ra.
8. Tổ chức thu hồi các phế liệu, phế phẩm
Phế liệu, phế phẩm của các Doanh Nghiệp là có nhiều loại khác nhau.
Nhưng mỗi loại đều có thể sử dụng và đưa vào tái sản xuất, vì thế việc tổ
chức thu hồi phế liệu, phế phẩm cần phải có tổ chức tốt để nhằm vào việc tiết
kiệm chi phí nguyên vật liệu, nhằm giảm chi phí gía thành.
III. NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT
LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP.
1. Nhân tố chủ quan
+ Về phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho
+ Về phương pháp đánh giá vật liệu nhập kho
+ Về cách mã hoá vật liệu
+ Về quản lý kho
+ Về khâu thu mua
+ Về số lượng vật liệu
2. Nhân tố khách quan
+ Do địa bàn quản lý nguyên vật liệu rộng
+ Do có sự biến động về giá cả nguyên vật liệu
+ Do có sự phụ thuộc vào các quá trình sản xuất sản phẩm
+ Về số lượng nguyên vật liệu quá lớn, đa dạng về chủng loại và có
tính chất lý, hoá riêng biệt.
VI. PHƯƠNG HƯỚNG SỬ DỤNG HỢP LÝ TIẾT KIỆM NGUYÊN VẬT
LIỆU
1. Những quan điểm sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu.
Các kho bãi đảm bảo vật tư hàng hoá cho quá trình tham ra vào sản
xuất, sử dụng triệt để nguồn vật liệu sẵn có trong địa phương.
Trang
Căn cứ vào biểu cung cấp vật liêu cần thiết cho từng giai đoạn sản xuất.
Định mức dự toán và dự toán có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp
giá thành.
Trang
PHẦN III
I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ BAO BÌ HÀ NỘI
1. ĐẶC ĐIỂM VÀ CÁCH PHÂN LOẠI NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY.
1.1. Đặc điểm
Nguyên vật liệu của công ty thường là những loại khan hiếm và đồ sộ,
một phần vật liệu được thu mua từ nước ngoài như một phần nhập trong
nước như ( Xi măng, sắt, nhựa, đường, ghạch ). Nhưng cho dù các vật liệu
được thu mua theo nguồn nhập nào nói chung khi về đến công ty đều không
được phép hao hụt, thanh toán và nhận theo đúng số lượng thực tế nhập kho
với chất lượng và quy cách của vật liệu phù hợp với yêu cầu sản xuất với kế
hoạch của phòng.
- Xuất phát từ đa dạng của sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi sản
phẩm ở mỗi công trình tại công ty là khác. Điều đó cho thấy để đảm bảo quá
trình sản xuất và chất lượng của sản phẩm công ty đã phải sử dụng một khối
lượng vật tư tương đối lớn, đa dạng về chủng loại. Đối với loại sản phẩm khác
nhau thì cần có nguyên liệu tạo lên các sản phẩm khác nhau.
Ví dụ: Đối với công trình thi công xây dựng các công trình dân dụng,
thuỷ lợi nguồn nguyên liệu chính để sản xuất thi công là Xi măng, gạch, đá,
sắt
1.2. Phân loại nguyên vật liệu
Để phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trong quá trình sản xuất pù hợp với
đặc điểm tác dụng của tường loại nguyên vật liệu đối với từng sản phẩm và
giúp hạch toán chính xác một khối lượng vật liệu tương đối lứn và đa dạng về
chủng loại thì việc phân loại nguyên vật liệu tại công ty quả là một điều khó
khăn. Vì đối với mỗi loại sản phảm thì dùng những nguyên vật liệu chính, phụ
để tạo nên sản phẩm khác nhau. Tuy nhiên có thể căn cứ vào công dụng của
Trang
nguyên vật liệu trong quá tình sản xuất nguyên vật liêụ trong quá tình sản
xuất nguyên vật liệu của công ty được chi thành các loại chủ yếu sau.
- Nguyên vật liệu chính: Là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản
phẩm gồm các loại:
+ Xi măng
+ Sắt thép
+ Gạch, đá
- Nguyên vật liệu phụ bao gồm nhiều loại, chúng có tác dụng khác nhau
nhằm tạo nên hình dáng thẩm mỹ của từng loại sản phẩm tăng thêm chất
lượng sản phẩm kích thích thị hiếu của người tiêu dùng như sau:
+ Sơn bả, dinh
+ Quần áo bảo hộ lao động
- Nhiệm vụ: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm,
cho hoạt động của máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải như:
+ Xăng dầu
+ Than củi
+ Hơi đốt
- Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng thay
thế, sửa chữa các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải của Doanh Nghiệp
như:
+ Ốc vít
+ Một số thiết bị khác
+ Vật kết cấu
- Vật liệu khác: là loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên
gồm phế liệu do quá trình sản xuất loại ra như sắt, thép, gỗ vải vụn hay phế
liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định
Trang
2. Tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty
- Hiện nay công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau được
quản lý ở nhiều kho khác nhau do vậy công tác quản lý các loại vật liệu gặp
nhiều khó khăn bởi sự đa dạng về chủng loại của vật liệu do công ty thi công
thường là có nhiều loại vật liệu cồng kềnh, dẽ hoen rỉ, nhiên liệu như xăng
dầu. Vì vậy đòi hỏi công ty phải có các hệ thống bãi kho đủ các tiêu chuẩn
đảm bảo an toàn trong quản lý.
Công ty thương mại và bao bì Hà Nội quản lý nguyên vật liệu trên
khía cạnh sau:
3. Đánh giá vật liệu
Công ty quy định: kế toán nhập xuất tồn kh vật liệu phản ánh theo giá
vốn thực tế.
3.1 Trong khâu quản lý thu mua
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, tháng, quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư
được xét duyệt phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cấp
thích hợp, đảm bảo nguồn vật liệu đúng chất lượng
3.2. Khâu bảo quản
Vì công ty là một công ty thi công các công trình nên việc bảo quản vật
liệu là rất khó. Nhưng công ty đã cố gắng sắp sếp nguyên vật liệu một cách
hợp lý, gọn gàng nói chung là tương đối tốt
3.3. Khâu dự trữ xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu chỉ tham gia
vào chu kỳ sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu ở công ty chỉ cần khi có các
công trình, tuy nhiên công ty cũng cần dự trữ một số nguyên vật liệu để tránh
sự biến động về giá cả trên thị trường đồng thời không làm gián đoạn quá
trình sản xuất kinh doanh
Trang
BẢNG TỔNG HỢP DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU
Tên vật tư Mã vật tư Đơn
vị
Số
lượng
Đơn giá Thành tên
Xi măng Hoàng Thạch Kg 36.000 776.000 27.936.000
sắt
φ
6
Kg 80.000 6.000 48.000.000
sắt
φ
8
Kg 8.000 7.000 56.000.000
Ngoài ra công ty còn dự trữ một số dụng cụ khác để phục vụ cho các
công trình cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhưng qua bảng tổng
hợp của công ty là tương đối lớn.
3.4. Khâu sử dụng
Công ty sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý tiết kiệm, không lãng
phí dựa vào cơ sở các định mực và dự toán có ý nghĩa quan trọng trong việc
hạ thấp chi phí sản xuất từ những đặc điểm trên cho thấy công tác quản lý
nguyên vật liệu ở công ty không ít gặp những khó khăn. Hạ thấp chi phí
nguyên vật liệu trong sản xuất sử dụng tiết kiệm không lãng phí là biện pháp
tichs cực nhằm hạ giá thành sản phẩm góp phần nâng cao hiệu quả kinh
doanh.
Tuy nhiên là một công ty xây dựng dưới hình thức nhiều hạng mục
công trình nên việc quản lý một khối lượng nguyên vật liệu lớn và có nhiều
chủng loại đòi hỏi công ty phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở
nhiều khâu như thu mua, sử dụng, đặc biệt là khâu dự trữ có như vậy mới đảm
bảo cung cấp đầy đủ đúng chất lượng cho sản xuất.
4. Định mức tiêu hao vật liệu của công ty.
Là một công ty có sản phẩm chủ yếu là các công trình mà các công
trình chủ yếu là do đấu thầu có sự chủ định trước của các công ty khác cho
nên công ty xây dựng điện nước số 3, xây dựng tiêu hao vật liệu theo kế
hoạch sản xuất và bàn giao công trình và đơn đặt hàng.
Trang

Xem chi tiết: Công tác quản lý Nguyên Vật Liệu