tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp in Hà tây

Về tiền lơng bình quân một năm cũng tăng lên cụ thể. Năm 1997 là 7200
(nghìn đồng/ năm) năm 1998 tăng lên là 8400 (nghìn đồng/ năm) năm 1999 là
8640 (nghìn đồng/ năm) năm 2000 tăng lên 9000 (nghìn đồng/ năm) năm 2001 là
9000 (nghìn đồng/ năm) điều này cho ta thấy công tác chỉ đạo của Xí nghiệp là rất
hợp lý, hơn nữa ngời lao động ý thức đợc trách nhiệm của mình. Chính vì vậy cuộc
sống của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp không ngừng cải thiện và nâng
cao.
3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp
Là đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập. Nhiệm vụ
chính của Xí nghiệp In Hà Tây là vừa sản xuất kinh doanh vừa phục vụ tốt công
tác chính trị thông qua đảm bảo In tốt tờ báo Hà Tây các thông báo nội bộ và các
tạp chí địa phơng. Ngoài ra Xí nghiệp còn nhận In các tạp chí, sách cho một số
nhà nh: Nhà xuất bản giáo dục, nhà xuất bản ngoại văn, nhà xuất bản thống kê
và các ấn phẩm quản lý kinh tế xã hội trong và ngoài tỉnh.
Nh vậy đặc điểm hoạt động của Xí nghiệp là một quá trình từ khi nhận mẫu,
nội dung ấn phẩm của các đơn vị đặt hàng để đa vào sản xuất đến xắp chữ, đánh
máy phơi bản nên đòi hỏi Xí nghiệp phải tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh
thành hai phân xởng.
Phân xởng máy: Có nhiệm vụ thực hiện khâu chế bản cụ thể là đánh trên
máy tính các loại ấn phẩm theo yêu cầu cụ thể của khách hàng sau đó là ra tờ can,
phơi bản và sau in trên máy vi tính.
Để phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất, phân xởng lập các tổ sản xuất
theo từng bớc công nghệ nh tổ chế bản tổ máy In OPSET và các bộ phận làm
nhiệm vụ hỗ trợ cho quá trình sản xuất tại phân xởng cũng nh tổ điện
Phân xởng sách: Thực hiện công việc hoàn thiện các ấn phẩm đã đợc sản
xuất, gấp sách, đếm sách và khâu sách vào bìa. Cơ cấu phân xởng sách cũng đợc
chia làm các tổ khác nhau, mỗi tổ thực hiện công đoạn nhất định của quá trình
hoàn thiện nh tổ gấp sách, tổ đếm sách, tổ khâu sách vào bìa sau đó kiểm tra chất
lợng sản phẩm trớc khi nhập kho.
Sơ đồ quy trình sản xuất của Xí nghiệp
5
Cụ thể ta có quy trình 1 quyển sách nh sau.
4. Đặc điểm tổ chức bộ máy của Xí nghiệp In Hà Tây
Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt trong công tác sản xuất đảm
bảo sự tồn tại và đứng vững trên thị trờng, bộ máy tổ chức quản lý của Xí nghiệp
đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến với tổ chức bộ máy gọn nhẹ, gồm các phòng
ban chức năng và các bộ phận sản xuất. Các phòng ban chức năng, các bộ phận có
mỗi quan hệ mật thiết với nhau thông qua việc lập và thực hiện kế hoạch sản xuất
sản phẩm, cung ứng vật t - tài chính phục vụ cho quá trình sản xuất. Mội hoạt
động của các phòng ban, các bộ phận đều chịu sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của
giám đốc.
Hiện nay tổ chức quản lý của Xí nghiệp gồm 2 phân xởng và 3 phòng ban
hoạt động dới sự chỉ đạo của ban giám đốc, chức năng và nhiệm vụ cụ thể của
từng bộ phận nh sau.
Ban giám đốc ( 2ngời)
- Giám đốc: Là ngời điều hành quản lý cao nhất trong Xí nghiệp, chịu trách
nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp đối với nhà nớc, là ngời phụ trách
tài chính và đại diện cho Xí nghiệp ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Phó giám đốc phụ trách kế hoạch sản xuất: Là ngời giúp giám đốc lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị phụ trách kỹ thuật In và quản lý các bộ phận
sản xuất.
6
Bộ phận trước
In
Bộ phận In
Bộ phận sau
In hoàn thiện
Kho thành
Soạn nội dung sách trên
máy Vi tính
Ra tờ can
Phơi bản
In trên máy
tính
Nhập kho
thành
phẩm
Kiểm tra
chất lợng
Khâu
sách
Đếm
sách
Gấp
sách
Các phòng ban (gồm 3 phòng)
- Phòng hành chính: Làm nhiệm vụ tổ chức điều hành bố chí nhân sự của Xí
nghiệp, xử lý các văn bản đi, đến của cơ quan, phòng còn có tổ phòng cháy, chữa
cháy cho vật t tài sản của Xí nghiệp.
- Phòng kế hoạch sản xuất: Có chức năng tiếp nhận đơn đặt hàng, tính giá,
lập kế hoạch sản xuất, lập phiếu sản xuất và điều hành sản xuất theo kế hoạch
cung ứng vật t phục vụ cho sản xuất, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật In theo hợp đồng
đăng ký.
- Phòng tài vụ kế toán: Tổ chức hạch toán một cách chính xác kịp thời đầy
đủ toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh toàn bộ tài sản, vật t, tiền vốn của Xí
nghiệp. Thống kê lu trữ, cung cấp các số liệu, thông tin chính xác, kịp thời đầy đủ
về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp cho ban giám đốc và bộ phận liên
quan khi cần.
7
Sơ đồ tổ chức của Xí nghiệp In nh sau
5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở Xí nghiệp In
Hà Tây
5.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In Hà Tây
Xí nghiệp In Hà Tây là một Xí nghiệp có quy mô sản xuất nhỏ nên bộ máy
kế toán đợc sắp xếp gọn nhẹ, mặt khác căn cứ vào quy mô sản xuất đặc điểm tổ
chức và yêu cầu quản lý kinh tế căn cứ vào khối lợng công việc, kế toán, bộ máy
kế toán của Xí nghiệp đợc tổ chức theo hình thức tập trung, mọi công tác kế toán
đợc thực hiện ở bộ phận kế toán của Xí nghiệp từ việc hạch toán ban đầu, thu nhập
kiểm tra chứng từ vào sổ chi tiết đến việc lập báo cáo kế toán. Do đó mà lãnh đạo
Xí nghiệp luôn nắm bắt đợc toàn bộ thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản
lý đạt hiệu quả cao.
8
Giám đốc
Phòng hành
chính
Phó giám đốc điều
hành sản xuất
Phòng kế hoạch sản
xuất
Phòng tài vụ kế toán
Phân xưởng
máy
Phân xưởng
sách
Kho sản
phẩm
Ghi chú: Mối quan hệ chỉ đạo hoặc dây chuyền
Mối quan hệ hai chiều trong quá trình sản
xuất
5.2. Cơ cấu và chức năng nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế
toán.
Bộ máy kế toán của Xí nghiệp gồm 3 ngời: Kế toán trởng, kế toán tiêu thụ
và thanh toán, kế toán tiền lơng - bảo hiểm xã hội kiêm thủ quỹ. Mỗi ngời đảm
nhiệm một chức năng nhiệm vụ nhất định, cụ thể.
- Kế toán trởng: giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn của bộ
phận kế toán, là ngời chịu trách nhiệm trớc cấp trên về chấp hành luật pháp, thể lệ
chế độ tài chính hiện hành kế toán trởng có trách nhiệm tổ chức sử dụng vốn có
hiệu quả khai thác các khả năng tiềm tàng, cung cấp các thông tin về tình hình tài
chính một cách chính xác kịp thời và toàn diện.
Tại Xí nghiệp In Hà Tây kế toán trởng còn kiêm kế toán TSCĐ theo dõi tình
hình tăng, giảm khấu hao TSCĐ, là một kế toán vật t luôn theo dõi tình hình nhập
- xuất tồn kho vật liệu chính trong Xí nghiệp. Đồng thời kế toán trởng còn kiêm kế
toán tổng hợp, tập hợp chi phí sản phẩm cho từng đối tợng sử dụng, tính giá thành
từng loại sản phẩm và xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ để lên sổ nhật ký
chung và vào sổ cái. Từ đó kế toán trởng lên bảng cân đối phát sinh và lập các báo
cáo tài chính.
- Kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán: chuyên theo dõi về doanh thu bán
hàng, theo dõi về các khoản thu chi trong và ngoài Xí nghiệp (thanh toán với ngời
mua, ngời bán, thanh toán với ngân hàng )
Kế toán tiền lơng: Bảo hiểm xã hội kiêm một phần kế toán chi tiết vật liệu,
công cụ dụng cụ, thống kê đồng thời là thủ quỹ - kế toán tiền lơng có nhiệm vụ
tính lơng ( dựa trên đơn giá tiền lơng ) để trả cho công nhân viên và phân bổ chi
phí tiền lơng, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn vào các đối tợng tính giá thành.
Đồng thời theo dõi tình hình vật liệu công cụ dụng cụ và từ đó lập chứng từ
ghi sổ và chuyển cho kế toán tổng hợp kế toán tiền lơng đồng thời là thủ quỹ quản
lý lợng tiền mặt tại Xí nghiệp.
9
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp In Hà Tây
5.3. Hình thức kế toán của Xí nghiệp In Hà Tây
Hiện nay Xí nghiệp thanh toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và áp
dụng hình thức nhật ký chung nên nó rất thuận tiện cho việc ghi chếp các nghiệp
vụ không bị trùng lắp. Hệ thống sổ gồm có:
Sổ chi tiết vật t
Sổ chi tiết tài sản cố định
Sổ nhật ký ngân hàng
Sổ nhật ký thu tiền mặt
Sổ nhật ký chi tiền mặt
Sổ doanh thu
Sổ nhật ký bán hàng và sổ kế toán tổng hợp
10
Kế toán trởng
Kế toán tiêu thụ và
theo dõi thanh toán
Kế toán tiền lơng và
BHXH kiêm thủ quỹ
Sơ đồ của hình thức kế toán nhật ký chung
11
Sổ quỹ
Chứng từ gốc
Sổ thẻ kế toán
chi tiết
Nhật ký chung
Sổ nhật ký
đặc biệt
Sổ cái
Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài
chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
Phần II
Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu
và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu
ở Xí nghiệp in hà tây
I. Hệ thống tổ chức hạch toán tài khoản ở Công ty
Xí nghiệp In Hà Tây là một doanh nghiệp nhà nớc. Vì vậy các chế độ chính
sách quy định của nhà nớc đề ra đều đợc Xí nghiệp thực hiện một cách triệt để
trong công tác tổ chức cũng nh trong công tác hạch toán, các chế độ nhà nớc ban
hành Xí nghiệp cũng đã áp dụng một cách khoa học, vì vậy khi chế độ khoán mới
đợc ban hành Xí nghiệp đã đa vào áp dụng ngày 1/6/1996.
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp với các phần hành kế toán mà
Xí nghiệp đang thực hiện, căn cứ vào các chỉ tiêu quản lý đã đợc tổng hợp trên các
báo cáo kế toán trong quá trình hạch toán ở Xí nghiệp đã sử dụng các loại tài
khoản.
II. Tổ chức hạch toán chứng từ tại đơn vị
- Phơng pháp hạch toán của Xí nghiệp In Hà Tây đang sử dụng là phơng
pháp kê khai thờng xuyên. Vì các hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu luôn xảy ra
trong quá trình sản xuất kinh doanh để theo dõi tình hình quản lý, biến động và có
hiệu quả của nguyên vật liệu kế toán phải nộp những chứng từ cần thiết kịp thời,
chính xác theo mẫu biểu quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban
hành theo quyết định số 114/ TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính và quyết
định số 885/1998 ngày 14/7/1998 của bộ Tài chính thì các chứng từ mà kế toán
nguyên vật liệu trong Xí nghiệp In sử dụng bao gồm:
- Phiếu nhập kho MS 01 - VT
- Phiếu xuất kho MS 02 - VT
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ MS 03 - VT
- Thẻ kho MS 06 - VT
- Biên bản kiểm kê vật t hàng hoá MS 08 - VT
12
- Thuế GTGT
III. Hệ thống tổ chức sổ kế toán và các báo cáo của Xí nghiệp In Hà
Tây
1. Hệthống sổ kế toán
Trên cơ sở hệ thống tài khoản và chứng từ, hình thức ghi sổ kế toán mà Xí
nghiệp đang sử dụng là
* Nhật lý chung thì sổ sách Xí nghiệp đang sử dụng trong quá trình hạch
toán gồm các loại sổ sau:
- Sổ kế toán chi tiết vật liệu
- Thẻ kho
- Đối chiếu lu chuyển
- Sổ số d
- Bảng kê nhập xuất, báo cáo nhập xuất tồn
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ.
2. Báo cáo kế toán của Xí nghiệp
Cuối mỗi kỳ hạch toán kế toán trởng phải lập báo cáo kế toán sau:
- Bảng cân đối kế toán MS B01 - DN
- Báo cáo kết quả kinh doanh MS B02 - DN
- Bản thuyết minh báo cáo Tài chính MS B09 - DN
IV. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In Hà Tây
1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Xí nghiệp In Hà Tây
Xí nghiệp In Hà Tây là một doanh nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh với
nhiệm vụ chủ yếu là In ấn các loại sách báo tài liệu, vì vậy vật liệu Xí nghiệp sử
dụng không nằm ngoài các sản phẩm nh giấy, mực, bìa
2. Phân loại nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây
Do tính chất đặc thù sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp In phức tạp Xí
nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên liệu vật liệu vì vậy cần phải phân loại nguyên
vật liệu thành nhiều loại, nhiều nhóm, nhiều thứ khác nhau với công cụ dụng cụ,
công dụng tính năng và yêu cầu quản lý.
13
Căn cứ vào nội dung kinh tế của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
Xí nghiệp In Hà Tây hiện nay với nhiệm vụ chủ yếu là in báo Đảng, in các loại
sách, tập san, các biểu mẫu quản lý vì vậy Xí nghiệp phân các nguyên vật liệu
thành các loại sau:
- Vật liệu chính: là giấy in và mực in
- Vật liệu phụ: là kẽm, nhôm, đế gim
- Nhiên liệu: là dầu mỡ khí
- Phụ tùng thay thế: tấm cao su, ốc vít, vòng bi
- Phế liệu thu hồi: giấy lề, kẽm hỏng.
Để hạch toán nguyên vật liệu kế toán nguyên vật liệu sử dụng tài khoản 152
chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu.
- Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu chính
- Tài khoản 1522: Nguyên vật liệu phụ
- Tài khoản 1523: Nhiên liệu
- Tài khoản 1524: Phụ tùng thay thế
- Tài khoản 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
- Tài khoản 1526: Vật liệu khác
3. Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây
- Xuất phát từ vai trò đặc biệt quan trọng của nguyên vật liệu trong quá
trình sản xuất của Xí nghiệp chúng chiếm tỷ trọng rất lớn tới 60 - 70% trong tổng
sản phẩm nên việc tổ chức công tác quản lý của nguyên vật liệu là yêu cầu không
thể thiếu đợc. Vì vậy để thực hiện tốt đợc yêu cầu này thì vật liệu phải quản lý
chặt chẽ từ khâu mua về, nhập kho cho tới khâu xuất dùng cho sản xuất. Do đặc
thù sản xuất ở Xí nghiệp là thờng xuyên liên tục khách hàng thờng có mối quan hệ
gắn bó lâu dài bởi vậy việc nhập nguyên vật liệu đợc thực hiện theo kế hoạch đề
ra. Việc lập kế hoạch và thu mua nguyên vật liệu cho phòng kế hoạch sản xuất
đảm nhận. nguyên vật liệu sau khi mua về nhập kho đợc phòng kế hoạch sản xuất
kế toán, thủ kho quản lý chặt chẽ về số lợng, chủng loại, mẫu mã, quy cách giá cả
và các chi phí liên quan.
Là một đơn vị sản xuất kinh doanh với quy mô vừa, khối lợng sử dụng
không quá lớn nên đợc bảo quản trong cùng một kho chứ không có sự phân chia
14

Xem chi tiết: tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp in Hà tây