Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
vị sản phẩm một cách trực tiếp, mặc dù chúng rất cần thiết cho toàn bộ hoạt
động của doanh nghiệp.
ở đầy khái niệm trực tiếp và gián tiếp không có nghĩa là trực tiếp và gián
tiếp tham gia vào quá trình sản xuất. Mà trực tiếp và gián tiếp ở đây liên quan
đến việc tính chi phí. Do đó tiền lơng của một công nhân có thể là chi phí gián
tiếp nếu doanh nghiệp trả lơng theo tháng và anh ta tham gia vào nhiều quá
trình sản xuất ra các sản phẩm khác nhau.
Để hiểu rõ hơn lao động trực tiếp và lao động gián tiếp chúng ta sẽ xem
xét qua ví dụ về bảng thời gian thực hiện công việc đợc áp dụng ở hầu hết các
doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Bộ phận
phân xởng
A
Công việc đã
hoàn thành
Nguyên vật
liệu đã dùng
Thời gian
bắt đầu
Thời gian
kết thúc
Tổng số
thời gian
Thứ 2 Vận hành máy 8
Thứ 3 Vệ sinh 8
Thứ 4 Vận hành máy 8
Thứ 5 Vận hành máy 8
Thứ 6 Bảo dỡng 8
Thứ 7 Vận hành máy 8
Chủ nhật
Ta thấy rằng 32 giờ đã đợc sử dụng để vận hành máy móc sản xuất. Đây
là những giờ lao động trực tiếp vì chúng có thể đợc phân bổ trực tiếp cho sản
phẩm sản xuất ra. Ngoài 8 giờ đợc sử dụng để làm vệ sinh, 8 giờ đợc sử dụng để
bảo dỡng. Đây là những giờ lao động gián tiếp do chúng không thể phân bổ trực
tiếp cho từng đơn vị sản phẩm.
Muốn cho công việc quản lý theo đúng kế hoạch, điều rất quan trọng là
xây dựng đợc bảng theo dõi thời gian thực hiện công việc hoặc các công cụ theo
dõi khác nhằm kiểm soát khối lợng công việc của nhân viên phải đợc hoàn
thành một cách tỷ mỷ và chính xác nhằm phân biệt thời gian lao động gián tiếp
và thời gian lao động trực tiếp.
2.1.2. Chi phí nguyên vật liệu.
5
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Nguyên vật liệu là một đầu vào quan trọng đối với hoạt động sản xuất
kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. ậ các doanh nghiệp khác nhau, lĩnh vực hoạt
động khác nhau thì mức độ quan trọng, quyết định dến giá thành cũng khác
nhau. Trong các ngành công nghiệp nặng nh: sản xuất vật liệu xây dựng, cơ
khí, sắt thép thì chi phí nguyên vật liệu chiếm phần lớn tổng giá thành của
thành phẩm. Ngợc lại, ở các ngành công nghiệp nhẹ nh: da giầy, chế biến thực
phẩm, các ngành dịch vụ khách sạn, nhà hàng, giải trí, chi phí nguyên vật liệu
chiếm tỷ trọng nhỏ, khoảng 10% giá thành. Chính vì sự phức tạp đó chúng ta
cần phải phân loại chi phí nguyên vật liệu để có một công nghệxác định chi
phí cho các doanh nghiệp khác nhau.
Chúng ta đã biết rằng chi phí lao động có thể đợc phân chia thành chi phí
lao động trực tiếp và chi phí lao động gián tiếp. Cũng tơng tự nh vậy chi phí
nguyên vật liệu cũng có thể đợc phân chia thành:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Là các chi phí của các nguyên vật liệu đợc sử dụng để cấu thành nên sản
phẩm và có thể đợc phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm đợc
sản xuất ra. Để hiểu rõ hơn ta xem xét ví dụ sau:
Một doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ nội thất, trong đó có mặt hàng cửa gỗ
phun sơn. Gần đây doanh nghiệp phải sửa sang lại nhà máy và dùng sơn làm
cửa gỗ để sơn lại cửa nhà máy. Ban đầu chỉ là phòng làm việc nhng khi dùng
cho cả nhà máy thì chi phí sẽ đáng kể. Ta thấy rằng chỉ sơn dùng để sơn sản
phẩm cửa gỗ là sử dụng trực tiếp cho thành phẩm vì thế đó là chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp.
Cũng từ ví dụ trên ta thấy: chi phí sơn dùng sơn lại cửa trong nhà máy là
chi phí nguyên vật liệu gián tiếp vì lợng sơn này không đợc sử dụng trực tiếp
vào việc sản xuất cửa gỗ.
Nh vậy ta có thể đi đến kết luận: chi phí nguyên vật liệu gián tiếp là chi
phí của các nguyên vật liệu mà không thể phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một
đơn vị sản phẩm đợc sản xuất ra. Tuy nhiên một nguyên vật liệu đợc sử dụng
cho nhiều công việc khác nhau, thì chúng không thể phân bổ tất cả chi phí cho
nguyên vật liệu này thành chi phí trực tiếp hay chi phí gián tiếp.
6
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Chi phí tồn trữ nguyên vật liệu.
Không phải nguyên vật liệu nào mua về cũng đa vào sản xuất ngay mà
phần lớn là nhập kho dự trữ. Vì thế chúng ta cũng phải tính đến chi phí tồn trữ
nguyên vật liệu, ví dụ: chi phí bảo quản, chi phí thuê mặt bằng, tiền lãi đi vay
để mua nguyên vật liệu
Muốn kiểm soát đợc chi phí dự trữ, nhà quản lý có thể đặt ra mức tồn
kho tối đa cho tất cả các mặt hàng dự trữ. Khi đó có thể ớc tính chi phí tồn trữ
tối đa vào bất kỳ thời điểm nào. Mức tồn trữ tối đa của một sản phẩm hay
nguyên vật liệu nào đó mà bạn muốn tích trữ trong kho.
2.1.3. Chi phí chung.
Có các khoản chi phí phát sinh nhng không dễ dàng phân bổ cho một
đơn vị sản phẩm, một quá trình sản xuất cụ thể. Những chi phí nh vậy đợc gọi là
chi phí chung.
Các chi phí nguyên vật liệu gián tiếp thờng là các chi phí chung, ví dụ
nh: chi phí cho quần áo bảo hộ lao động và trang thiết bị vệ sinh, chi phí điện n-
ớc, chi phí thuê mặt bằng sản xuất, tiền lơng trả cho nhân viên không trực tiếp
tham gia vào quy trình sản xuất hoặc không trực tiếp cung cấp dịch vụ nh: nhân
viên bảo vệ, thợ bảo dỡng, th ký và nhân viên lễ tân.
2.2. Phân loại theo mức độ biến động chi phí.
Ta thấy rằng những chi phí mà tổng của chúng thay đổi cùng với mức
sản lợng thì đợc gọi là chi phí biến đổi. Còn những chi phí mà tổng của chúng
không thay đổi cùng với mức sản lợng thì đợc gọi là chi phí cố định.
2.2.1. Chi phí cố định.
Từ sự phân tích trên ta thấy chi phí cố định không bị ảnh hởng bởi lợng
hàng sản xuất ra. Ví dụ nh chi phí thuê cửa hàng của doanh nghiệp sản xuất
bánh ngọt, nó cũng có thể thay đổi nhng là do thoả thuận với bên cho thuê và
chịu ảnh hởng của giá thuê mặt bằng chứ không phải bởi lợng bánh ngọt sản
xuất ra.
2.2.2. Chi phí biến đổi.
Cũng xét trong doanh nghiệp sản xuất bánh ngọt ở ví dụ trên, thì những
bao bì, vỏ bọc bánh ngọt biến đổi theo lợng bánh ngọt và đó là chi phí biến đổi.
7
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Theo nguyên tắc chung, các chi phí biến đổi sẽ dễ kiểm soát hơn so với
chi phí cố định vì định phí thờng là những chi phí đã trả trớc, nay đợc khấu hao
lại hay những chi phí đã đợc thoả thuận trong các hợp đồng đã ký. Còn các
khoản biến phí có thể giảm xuống nếu doanh nghiệp cố gắng kiểm soát chúng.
3. Định mức chi phí.
Khi kiểm soát chi phí thì điều quan trọng là phải làm thế nào để biết đợc
doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng và cần phải giảm bao nhiêu
là hợp lý?Vì vậy, cần phải định mức chi phí, nhằm hớng các khoản chi trong
thực tế tới chi phí mục tiêu hay chi phí dự kiến. Cũng từ đó chúng ta nhận biết
đợc sự tăng giảm của chi phí và tìm hiểu nguyên nhân để xử lý.
Ta có thể đi đến kết luận Định mức chi phí là khoản chi đợc định trớc
bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trờng hợp hay từng điều kiện
làm việc cụ thể
(2)
. Định mức chi phí không những chỉ ra đợc một khoản chi dự
kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi tiêu trong trờng hợp nào, điều kiện
nào.
Định mức chi phí có hai nội dung chính sau:
Định mức giá: Đợc xác định bằng cách cộng tổng các khoản chi lại.
Định mức lợng: là định mức kỹ thuật liên quan tới số lợng thành phần
nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, số lợng và loại lao động sản xuất, làm
việc trong doanh nghiệp.
Chi phí luông biến đổi phức tạp vì thế các định mức chi phí phải đợc
xem xét lại thờng xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng.
8
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
II. Kiểm soát chi phí.
1. khái niệm:
Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi
doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan
trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể
quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả
nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Để làm tốt chức năng này nhà
quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp có những khoản mục chi phí
nào?; tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu?; chi phí nào cha hợp lý?
Nguyên nhân vì sao?, biện pháp giải quyết? .
Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đa
ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên các nguyên
tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm soát, phơng tiện
công cụ đợc sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuối cùng đi tới các giải
pháp điều chỉnh. Những bớc công việc đó có thể đợc cụ thể qua sơ đồ sau:
1
1
kiểm soát chi phí - TS.Nguyễn Đại Thắng - NXB Trẻ - 2003
9
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Sơ đồ quá trình kiểm soát chi phí

2. Tính tất yếu của việc kiểm soát chi phí.
Có nhiều nguyên nhân làm cho kiểm soát chi phí trở thành chức năng tất
yếu của quản lý. Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí là kiểm chứng xem các
khoản chi có đợc thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra những
nguyên nhân sai sót để điều chỉnh.
Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định
trong quản lý trong lĩnh vực tài chính. Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả của
các khoản chi phí. Đồng thời kiểm soát đợc những yếu tố ảnh hởng đến tính hợp
lý và khi kiểm soát chi phí đợc mở rộng đối tợng tham gia trong toàn doanh
nghiệp sẽ tăng khả năng hợp tác hiệu quả giữa các ban ngành, các bộ phận, các
cá nhân mở rộng dân chủ, khuyến khích uỷ quyền, một xu hớng trong nền kinh
tế thị trờng. Đó phải là hoạt động liên tục với những sự đổi mới không ngừng.
3. Vai trò của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
10
Phương tiện,
công cụ
Các tiêu chuẩn
định mức
Nguyên tắc kiểm
soát chi phí
Nội dung kiểm
soát chi phí
Hình thức kiểm
soát chi phí
Chi phí cho hoạt
động kiểm soát
Hệ thống kiểm
soát chi phí
Điều chỉnh cụ
thể
Mục tiêu kiểm
soát chi phí
Quá trình kiểm
soát chi phí
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Suy cho cùng doanh nghiệp nào cũng hớng tới mục tiêu lợi nhuận. Mà
chúng ta biết rằng lợi nhuận đợc xác định bởi công thức đơn giản sau:
Lợi nhuận= Doanh thu- chi phí
Nh vậy để thu đợc nhiều lợi nhuận chúng ta chỉ có hai cách:
Một là tăng doanh thu, điều này đồng nghĩa với việc tăng giá bán khi mà
số lợng hàng hoá sản xuất ra không đổi. Nhng thờng thì chúng ta nhận đợc kết
quả lại khi mà trên thị trờng đầy những đối thủ cạnh tranh, hàng hoá thay thế và
hàng hoá bổ sung. Nh vậy giải pháp này rất thiếu tính khả thi.
Cách thứ hai là giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát của doanh
nghiệp. Đó là những khoản chi mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm, sử dụng
có hiệu quả. Và khi mà doanh nghiệp tính giá bán hàng bằng cách cộng giá
thành với lợi nhuận mong muốn thì việc giảm chi phí sẽ làm giảm giá thành, đó
là lợi thế cạnh tranh rất lớn trong nền kinh tế thị trờng gắn với xu thế hội nhập
hiện nay.
Rõ ràng là kiểm soát chi phí có vai trò rất quan trọng trong hoạt động
quản lý doanh nghiệp, một nội dung cần tập trung nghiên cứu, chủ động tiến
hành liên tục, triệt để.
4. Các nhân tố ảnh hởng tới kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp.
Kiểm soát chi phí bị ảnh hởng bởi nhiều nhân tố, cả bên trong và bên
ngoài doanh nghiệp. Nhng tập trung lại có những nhân tố cơ bản sau:
Thông tin thực tế các khoản chi phí trong doanh nghiệp. Đó là điều kiện
tiên quyết để các chủ thể quản lý thực hiện chức năng kiểm soát, chỉ khi nhận
biết và hiểu thực tế chi phí trong doanh nghiệp thì mới có thể xác định đợc
những khoản chi phí cần điều chỉnh cũng nh những kinh nghiệm tốt từ những
khoản chi hiệu quả.
Nhân tố thứ hai đó là hệ thống tiêu chuẩn định mức mà doanh nghiệp
xây dựng. Đó là những mục tiêu đã đợc số hoá trên những kế hoạch, chơng
trình mục tiêu của doanh nghiệp, trên cơ sở từ những kết quả phân tích kinh tế
vi mô và mục tiêu của doanh nghiệp.
Quan hệ cung cầu trên thị trờng đâù vào cũng là nhân tố ảnh hởng lớn tới
kết quả chi phí. Sự biến động quan hệ cung cầu đầu vào biểu hiện qua giá cả,
11
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
khi giá tăng chi phí sẽ tăng và giá giảm doanh nghiệp sẽ giảm đợc giá thành sản
phẩm. Đây là nhân tố thuộc môi trờng bên ngoài doanh nghiệp, do đó doanh
nghiệp chỉ có thể chấp nhận, thích ứng theo xu hớng biến động đó.
Cuối cùng kiểm soát chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống giải
pháp, công cụ mà doanh nghiệp đa ra. Trên cơ sở những thông tin có đợc,
những giải pháp để sử dụng chi phí một cách có hiệu quả sẽ đợc đa ra và kết
quả đạt đợc đến đâu phụ thuộc vào tính đúng đắn của những biện pháp đó.
12
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Chơng II
Nội dung kiểm soát chi phí
I. Nguyên tắc chung.
1. Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát.
Thực chất của nguyên tắc này là sự kết hợp của hai nguyên lý: kiểm soát
có trọng điểm và nguyên lýđộ đa dạng thích hợp. Sở dĩ nh vậy là vì trong doanh
nghiệp các khoản mục chi phí rất đa dạng, phức tạp mà không phải chi phí nào
chúng ta cũng có thể thay đổi theo mong muốn vì có những khoản chi phí cố
định theo các hợp đồng.Vì vậy doanh nghiệp nên tập trung vào những khoản
chi mang tính biến động lớn mà bằng sự tích cực của mình doanh nghiệp có thể
đa ra những giải pháp nhằm sử dụng hiệu quả tiết kiệm. Cũng theo nguyên tắc
nàycác nhà quản lý doanh nghiệp cần phải xác định rõ tầm kiểm soát của mình
để có thể xây dựng kế hoạch làm việc phù hợp với chức năng, quyền hạn các bộ
phận cá nhân làm sao đảm bảo tính hệ thống và phát huy sự sáng tạo của mọi
ngời. Có nh vậy trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi của mình thì
từng cá nhân sẽ thực hiện hiệu quả.
2. Cần khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp
không thể thay đổi.
Thông thờng những chi phí mà đợc xác định qua các hợp đồng lao động,
thuê mặt bằng, khấu hao là cố định trong từng thời kỳ và doanh nghiệp không
thể thay đổi. Nhng với mục tiêu là sử dụng hiệu quả các khoản chi phí, doanh
nghiệp cần đa ra các giải pháp tối đa hoá hiệu quả, mà suy cho cùng là làm tăng
năng suất lao động. Ví dụ nh cần thắt chặt kỷ luật hoặc thởng phạt hợp lý để ng-
ời lao động làm việc xứng đáng với tiền công mà doanh nghiệp trả cho họ. Hoặc
cần phải cho máy móc chạy đúng công suất để khấu hao đợc hiệu quả có nh
vậy những chi phí cố định đó sẽ phát huy hiệu quả cho dù doanh nghiệp hoạt
động ở bất kỳ lĩnh vực nào và hình thức nào.
13
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
3. Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp.
Các nhà quản trị cần phải có thông tin kịp thời, chính xác và sát thực, đó
là điều kiện quan trọng cho họ có những quyết định đúng đắn. Thông tin là đầu
vào của quyết định vì thế để có thông tin họ cần đợc báo cáo đầy đủ, kịp thời
qua các
Báo cáo tài chính, mà trong đó báo cáo chi phí là bộ phận quan trọng là
một vế của bảng cân đối kế toán. Muốn có đợc các báo cáo chi phí liên tục thì
hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp phải liên thông và quan trọng phải có sự
tham gia đầy đủ của mọi ngời. Các phòng ban, các cá nhân đều có thể tham gia,
phản ánh khi có vấn đề về chi phí có nh vậy vấn đề chi phí sẽ đợc phát hiện kịp
thời và chính xác từ đó đa ra giải pháp thích hợp.
4. Nguyên tắc khách quan.
Đây là một nguyên tắc chung cho chức năng kiểm soát trong bất kỳ loại
hình tổ chức nào. Nhng nó đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp và với
chức năng kiểm soát chi phí. Vì chi phí nh đã phân tích ngay từ ban đầu là
phạm trù kinh tế phức tạp, liên quan đến nhiều ngời và bị chi phối bởi vấn đề lợi
ích. Vì vậy kiểm soát chi phí muốn hiệu quả. Rõ ràng kiểm soát chi phí mà
không khách quan sẽ dễ đa ra quyết định tuỳ tiện theo chủ kiến của mình và khi
không đúng thực tế sẽ gây ra những thông tin phản hồi thất thiệt cho các nhà
quản lý và rất dễ gây ra kết quả là sự ly tán, tâm lý nghi ngờ trong doanh
nghiệp, tạo điều kiện làm h hỏng cho những cá nhân làm nhiệm vụ kiểm soát.
5. Nguyên tắc có chuẩn mực.
Nhiệm vụ của kiểm soát chi phí là đem lại hiệu quả sử dụng chi phí cho
doanh nghiệp, đó là dấu mốc mà nhờ đó hoạt động kiểm soát chi phí có cơ sở
để so sánh đánh giá. Hệ thống chuẩn mực ở đây cụ thể là những định mức đã đ-
ợc xây dựng trong kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp. Về thời hạn, số lợng,
giá cả, các mối quan hệ với giá thành và với tổng nguồn vốn của doanh nghiệp.
14

Xem chi tiết: Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp