Thông tin và quyết định quản trị

3.1.3. Yêu cầu đối
với thông tin quản trị
a. Về mặt thời gian
Phải được cung cấp kịp thời
Phải có tính cập nhật
Phải đảm bảo tính
thường xuyên, liên tục
b. Về tính pháp lý
Phải có tính thẩm quyền,
tính hiệu lực (như chỉ thị,
mệnh lệnh )
Phải đảm bảo được tính bí mật
c. Về kinh tế
Phải đảm bảo tính hiệu quả

3.1.4. Phương pháp thu
thập và xử lý thông tin
a. Phương pháp
thu thập thông tin
Quan sát trực tiếp
Thăm dò dư luận
Thu thập thông tin
tại bàn làm việc
Thu thập thông tin
tại hiện trường
Mua bán thông tin, hoặc
sử dụng các cộng tác viên
Sử dụng tình báo
b. Xử lý thông tin
Làm cô đọng, làm giầu thông tin
So sánh
Tổng hợp
Toán xác suất thống kê
Giám định

3.2. Truyền thông
trong tổ chức
3.2.1. Khái niệm
3.2.2. Tiến trình truyền
thông trong tổ chức
3.2.3. Nhiệm vụ của truyền
thông trong tổ chức
3.2.4. Các hình thức truyền
thông trong tổ chức
3.2.5. Các trở ngại đối với
quá trình truyền thông
3.2.6. Các biện pháp khắc
phục trở ngại trong quá trình
truyền thông

3.2.1. Khái niệm
a. Là sự luân chuyển
thông tin từ người này
sang người khác
b. Luân chuyển hiểu biết từ
ngưòi này sang người khác
c. Truyền thông tin là
quá trình sử dụng
những ký hiệu, tín
hiệu có ý nghĩa
d. Truyền thông trong trong quản
trị là hoạt động truyền đạt thông
tin từ nhà quản trị đến toàn bộ tổ
chức theo cả chiều dọc và chiều
ngang và ngược lại

3.2.2. Tiến trình
truyền thông
trong tổ chức
a . Người gửi
b. Người nhận tin
c. Tin tức
d. Các kênh truyền thông
e. Thông tin phản hồi
f. Nhận thức

Những
chướng ngại
Người phát tin
(nguồn)
Tin tức
Thông tin
phản hồi
Người nhận
(Đích)
Phương pháp
Yêu cầu làm
sáng tỏ
Kênh
Kênh (chính thức,
không chính thức)
Thông tin,
ý tưởng
Truyền
Bằng từ ngữ,
không bằng từ
ngữ (nói, viết)
Người mã hoá
Người giải mã

3.2.3. Nhiệm vụ
của truyền thông
trong tổ chức
a. Làm cho các cá nhân, đơn vị, bộ phận
hiểu rõ vị trí, nhiệm vụ của họ và có đủ
thông tin để hoàn thành công việc được giao
b. Giúp nhà quản trị phát hiện và xử lý kịp
thời những bất lợi, bất cập trong tổ chức
c. Đảm bảo các mệnh lệnh của nhà quản trị
được cấp dưới hiểu rõ, đúng và thực hiện tốt
d. Giúp tổ chức che giấu được bí mật, nắm bắt được
thời cơ để khai thác, tận dụng lợi thế thông tin
e. Giúp nhà quản trị nắm được các cơ hội, nhận
biết được các rủi ro để xử lý thích hợp

3.2.4. Các
hình thức
truyền thông
trong tổ chức
a. Truyền thông bằng
lời (truyền và phản hồi
nhanh, nhưng dễ bị
hiểu sai lệch, nhiễu)
b. Truyền thông bằng chữ (rõ
ý, mạch lạc, logic cao, ít bị
nhiễu, nhưng mất thời gian,
chậm nhận được phản hồi)
c. Truyền thông bằng dấu hiệu
không lời (bằng vẻ mặt, giọng
nói, ngôn ngữ cơ thể, diện mạo
bề ngoài, sử dụng khoảng cách
d. Truyền thông bằng
các phương tiện điện tử
(điện thoại, Internet,
fax… nhanh, chính xác,
hiệu quả cao nhưng
kinh phí đầu tư lớn,
người sử dụng phải có
trình độ cao)

3.2.5. Các trở
ngại đối với
quá trình
truyền thông
a. Nhiễu thông tin b. Tâm lý sàng lọc thông tin
c. Nhận thức có chọn lọc
d. Cảm xúc
e. Ngôn từ được sử dụng
f. Nền văn hoá quốc gia
g. Quá tải thông tin hoặc
những áp lực về thời gian
h. Do sử dụng các
ký hiệu không lời

3.2.6. Các biện
pháp khắc phục
trở ngại trong quá
trình truyền thông
a. Sử dụng thông
tin phản hồi
b. Đơn giản hoá ngôn từ
c. Chăm chú lắng nghe
d. Hạn chế cảm xúc
e. Sử dụng chính xác
các dấu hiệu không lời
f. Điều hoà luồng thông tin
g. Sử dụng tin đồn
(chú ý đến tính hai
mặt của tin đồn)

Xem chi tiết: Thông tin và quyết định quản trị