Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến
Khâu vận chuyển: doanh nghiệp phải có những phơng tiện vận chuyển phù
hợp với tính chất lý hoá học của của vật liệu và đảm bảo công tác an toàn cho
vật liệu bị h hỏng, mất mát do quá trình vận chuyển
Khâu bảo quản: doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi,
phải có những phơng tiện cân đo phù hợp với từng loại vật liệu, có phơng pháp
bảo quản khoa học, hợp lý đối với từng loại vật liệu
Khâu sử dụng: vật liệu phải đợc sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm trên cơ
sở các định mức chi phí đã xây dựng nhằm hạ thấp chi phí, tăng tích luỹ cho
doanh nghiệp
Khâu dự trữ: doanh nghiệp phải có đợc các định mức dự trữ thích hợp đối
với từng loại, thứ vật liệu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục,
tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn
c.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Là một công cụ của công tác quản trị doanh nghiệp nói chung và
quản trị vật liệu nói riêng, công tác kế toán vật liệu cần phải thực hiện tốt các
nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận
chuyển bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn. Tính giá vật liệu thực tế đã thu
mua, nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện thu mua nguyên vật liệu về các
mặt: sản lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ,
chủng loại vật t cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp .
- áp dụng đúng đắn các phơng pháp về hạch toán kế toán nguyên vật
liệu, hớng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp.Thực hiện đầy đủ chế
độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu,đúng chế độ, phơng pháp quy định
nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất với công tác kế toán, tạo điều kiện thuận
lợi cho công tác quản lý.
- Kiểm tra việc chấp hành bảo quản ,dự trữ và sử dụng vật t, xử lý vật t
thừa thiếu tính toán số l ợng, giá trị vật t thực tế đã đa vào sử dụng và đã tiêu
hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.
1.1.2. Phân loại và đánh giá nguyên liệu - vật liệu
6
Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến
1.1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu
Trong doanh nghiệp nguyên liệu ,vật liệu gồm nhiều loại, nhiều khi có vai
trò, công dụng tính chất lý hoá khác nhau và biến động thờng xuyên, liên tục.
Điều đó đòi hỏi phải sắp xếp các thứ nguyên vật liệu cùng loại với nhau thành
một nhóm với những đặc trng nhất định để tiện cho việc tính theo dõi và quản
lý, hạch toán nguyên vật liệu đạt kết quả tốt hơn, nguyên vật liệu đợc phân
loại nh sau:
* Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp
Theo cách phân loại này, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất đợc chia
thành:
- Nguyên vật liệu chính: là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến
sẽ trở thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩn
mua vào).
-Vật liệu phụ: là những thứ vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình
sản xuất, kết hợp với vật liệu chính tạo nên những tác dụng bổ trợ khác.
- Nhiên liệu: là những thứ dùng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất
kinh doanh nh xăng, dầu, hơi đốt
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết ,phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế
máy móc, thiết bị và phơng tiện vận tải .
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị mà
doanh nghiệp mua vào nhằm dầu t cho xây dựng cơ bản.
*Căn cứ vào nguồn nhập của vật liệu
Theo cách phân loại này vật liệu đợc chia thành
- Vật liệu mua ngoài
- Vật liệu tự gia công chế biến
- Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
- Vật liệu nhận góp vốn liên doanh
-
7
Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến
*Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu
Theo cách phân loại này vật liệu đợc chia thành
- Vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất
- Vật liệu xuất dùng cho các mục đích khác
Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu mà doanh nghiệp có thể áp
dụng xây dựng Sổ danh điểm vật liệu. Trong sổ danh điểm, tuỳ thuộc vào
thực tế của doanh nghiệp mà các loại vật liệu đợc chia theo các mã số khác
nhau từ 1 đến 2 chữ số và các thứ vật liệu chi tiết trong các loại vật liệu đó đợc
ký hiệu là các chữ số thứ 3, 4, Sổ danh điểm vật liệu có dạng mẫu sau:
Sổ danh điểm vật liệu
Ký hiệu
Nhóm
VL
Danh
điểm
152
1521
1521.01
1521.02
.
1522
1522.01
1522.02
1.1.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là xác định gía trị của chúng theo những
nguyên tắc nhất định. Bởi vậy để làm tốt công tác hạch toán vật liệu thì trớc
hết cần nắm vững một số nguyên tắc cơ bản sau:
8
Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến
- Nguyên tắc giá gốc : nội dung của nguyên tắc này nhấn manh doanh
nghiệp lập báo cáo tài chính thì phản ánh tài sản theo giá gốc của nó tức là
phản ánh giá thực tế của tài sản cộng các khoản chi phí liên quan đến tài sản
đó.
- Nguyên tắc nhất quán : Nội dung của nguyên tắc này nhấn mạnh việc sử
dụng phơng pháp hạch toán thống nhất trong cả kỳ kế toán. Khi hạch toán quản
trị doanh nghiệp thì kế toán đợc lựa chọn một trong hai phơng pháp hạch toán
và một trong năm phơng pháp tính gía nhng phải nhất quán với phơng pháp đã
chọn trong suốt cả kỳ kế toán và ở các phần hành kế toán cũng nh giữa các kỳ
kế toán với nhau.
- Nguyên tắc công khai: Nội dung của nguyên tắc này thể hiện tính công
khai trong việc sử dụng thông tin kế toán tức là các báo cáo tài chính, tài liệu
kế toán phải đợc cung cấp cho những đối tợng đợc quyền sử dụng thông tincủa
doanh nghiệp nh cơ quan quản lý vốn, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, các nhà
đầu t, ngời cho vay Khi doanh nghiệp thay đổi cách tính giá xuất kho thì phải
giải trình trên Thuyết minh báo cáo tài chính .
- Nguyên tắc thận trọng: Nội dung của nguyên tắc này đảm bảo hai yêu cầu
là vật liệu ghi tăng vốn chủ sở hữu chỉ đợc thực hiện khi có căn cứ chắc chắn và
việc ghi giảm vốn chủ sở hữu đợc ghi nhận ngay khi có căn cứ có thể cha chắc
chắn.
a. Đánh giá nguyên liệu,vật liệu theo giá thực tế
* Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho
Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau,
giá của chúng đợc xác định trên cơ sở các chứng từ hợp lệ ,các khoản chi phí
hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên
liệu, vật liệu nhập kho đợc xác định từ nguồn nhập chủ yếu nh nhập do mua
ngoài, nhập sau gia công chế biến, nhập do nhận vốn góp cụ thể :
- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho.
+ Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế : Trị giá thực tế
nguyên vật liệu mua ngoài gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng các khoản thu
9
Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến
mua ghi trên hoá đơn cộng các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận
chuyển, bốc dỡ ) trừ các khoản chiết khấu giảm trừ (nếu có).
+Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp trực tiếp: Trị giá thực tế nguyên
vật liệu mua ngoài bằng tổng giá thanh toán (gồm cả VAT đầu vào)
- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu gia công chế biến bao gồm : Giá thực tế
nguyên vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến.
- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm : Giá
thực tế nguyên vật liệu chế biến, chi phí vận chuyển, tiền thuê ngoài gia công
chế biến .
- Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá trị thực tế đợc
các bên tham gia góp vốn chấp nhận .
Ngoài ra còn một số trờng hợp khác nh nhận do đợc cấp phát, biếu, tặng
* Đánh giá vật liệu theo giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Vật liệu rất phong phú và đa dạng về chủng loại, hơn nữa quá trình hạch
toán biến động thờng xuyên vì thế tuỳ thuộc từng loại hình doanh nghiệp mà
lựa chọn một trong các phơng pháp tính giá cho phù hợp. Căn cứ vào việc tính
giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất:
Giá thực tế VL + Giá thực tế VL = Giá thực tế VL + Giá thực tế VL
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ tồn cuối kỳ
Từ đó doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phơng pháp tính giá
sau:
- Phơng pháp giá thực tế đích danh: phơng pháp này thích hợp với những
doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho, vì vậy khi
xuất lô nào sẽ tính giá đích danh cho lô đó .
- Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền: phơng pháp này thích hợp với
những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu tồn xuất nhập lớn. Việc áp dụng
phơng pháp này là tơng đối hợp lý vì không phụ thuộc vào số lần nhập xuất
kho nhiều hay ít .Căn cứ vào lợng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán phải
10
Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến
tình giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu. Sau đó tính ra giá trị xuất
trên cơ sở lợng xuất trong kỳ và đơn giá đã biết theo công thức :
Giá thực tế Giá thực tế tồn ĐK + Giá thực tế nhập TK
bình quân =
Số lợng tồn ĐK + Số lợng nhập TK
- Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc : theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất
dùng đợc tính theo gía nhập kho lần trớc sau đó tính theo giá nhập lần sau .áp
dụng phơng pháp này thì việc tính giá sẽ đợc thực hiện thuờng xuyên trong kỳ
hạch toán và tính giá xuất khá hợp lý. Song kế toán sẽ phải theo dõi ,ghi chép
nhiều cho quá trình hạch toán chi tiết .
- Phơng pháp nhập sau - xuất trớc: phơng pháp này giả định là vât liệu nào
nhập kho sau thì đợc xuất dùng trớc và khi tính giá vật liệu xuất kho thì lấy
đơn giá nhập của vật liệu xuất kho đó rồi tính theo giá nhập lần trớc đó.
- Phơng pháp giá thực tế bình quân liên hoàn: theo phơng pháp này sau mỗi
lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân và số lợng vật liệu xuất
kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho.
Phơng pháp này rất phức tạp nên áp dụng ở những doanh nghiệp có sử dụng
máy vi tính.
Với các phơng pháp trên, để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho đòi hỏi
phải xác định đợc lợng vật liệu xuất kho căn cứ vào chứng từ xuất. Do vậy,
việc tính giá đợc tiến hành cho lợng vật liệu tồn kho thực tế cuối kỳ, sau đó
mới xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ.
Giá thực tế vật liệu = Số lợng vật liệu x Đơn giá vật liệu
tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ nhập lần cuối
Giá thực tế vật liệu = Giá thực tế + Giá thực tế vl - Giá thực tế
xuất dùng vl tồn mua vào tk vl tồn ck
b. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán
Trong thực tế việc hạch toán nguyên vật liệu biến động hàng ngày theo giá
thực tế là vật liệu làm phức tạp, khó khăn và mất rất nhiều công sức vì thờng
11
Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến
xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ nhập
xuất kho mà nghiệp vụ nhập xuất kho lại diễn ra một cách liên tục.
Để hạn chế việc và khắc phục những khó khăn trên ,doanh nghiệp sử dụng
giá hạch toán - lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trớc và đợc thống nhất
trong cả kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và
hạch toán tổng hợp vật liệu.
Giá hạch toán = Số lợng vật t x Đơn giá
vật t nhập (xuất) nhập (xuất) hạch toán
Cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo
các bớc :
- Xác định hệ số giá chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế theo các b-
ớc :
Giá tt vl tồn đk + Giá tt vl nhập trong kỳ
Hệ số chênh lệch =
Giá hạch toán vl tồn đk + Giá hạch toán vl nhập tk
- Xác định giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ.
Giá thực tế vl xuất = Giá hạch toán vl x Hệ số
trong kỳ xuất trong kỳ chênh lệch giá
Với những u điểm trên, phơng pháp này phần lớn đợc áp dụng cho doanh
nghiệp có những danh điểm vật t ,trình độ kế toán tơng đối tốt.
1.1.3.Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ:
Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý của vật liệu công cụ dung cụ trong doanh
nghiệp sản xuất cũng nh vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, doanh
nghiệp, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiêm vụ sau :
-Tổ chức ghi chép , phản ánh chính xác ,kịp thời số lợng ,chất lợng và giá trị
thực tế của từng loại, từng thứ vật liệu ,công cụ dụng cụ nhập ,xuất,tồn
kho,vật liệu,công cụ ,dụng cụ tiêu hao sử dụng cho sản xuất .
12
Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến
- Vận dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán vật liệu ,hớng dẫn kiểm tra
việc chấp hành các nguyên tắc ,thủ tục nhập xuất ,thực hiện đầy đủ ,đúng chế
độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ,luân chuyển chứng từ) mở các
loại sổ sách,thẻ chi tiết về vật liệu đung chế độ ,đung phơng phápquy đinh
giúp cho việc lãnh đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền
kinh tế .
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua ,tình hình dự trữ và tiêu hao vật liệu,
phát hiện và sử lý kịp thời, vật liệu thừa thiếu ứ đọng kém phẩm chất ,ngăn ngừa
việc sử dụng vật liệu phi pháp lãng phí.
- Tham gia kiểm kê ,đánh giá lại vật liệu ,theo chế độ quy định của nhà nớc,
lập báo cáo kế toán về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, điều
hành, phân tích kinh tế .
I.I.4 Thủ tục quản lý nhập, xuất kho VL- CCDC và cáchứng từkế toán liên
quan:
a) Chứng từ kế toán liên quan:
Trong các doanh ngiệp sản xuất các hoạt động xuất nhập kho NVL luôn xảy
ra. Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật liệu kế toán phải
lập chứng từ cần thiết 1 cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ
ghi chép ban đầu về VL đã đợc nhà nớc ban hành nhung những chúng từ hợp
lệ này là cơ sở tiến hành ghi chép thẻ kho trên sổ kế toán, kế toán giám sát
tình hình biến động và số lợng hiện có của từng thứ VL nhằm thực hiện có
hiệu quả việc quản lý VL phục vụ nhu cầu cho sản xuất kinh doanh.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành, theo quyết định 1141/TC-QĐ-
CĐKT ngày 01-11-1995 của bộ trởng bộ tài chính,các chứng từ kế toán VL
bao gốm :
-Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
-Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
-Phiéu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
-Biên bản kiểm kê vật t-sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT)
-Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)
13
Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến
-Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03-BH)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thốngnhất theo quy định của nhà nớc,
doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:
-Phiếu vật t theo hạn mức(mẫu 04-VT)
-Biên bản kiểm nghiệm vật t(mẫu 05-VT)
-Phiếu báo vật t còn lại cuối kì (mẫu 07-VT)
Tuỳ thuộc vào các đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp thuộc các lĩnh
vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau.
b)-Thủ tục quản lý nhập - xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ:
VL-CCDC có rất nhiều loại khác nhau để phục vụ kịp thời cho sản xuất cho
nên phải tiến hành tổ chức kế toán chi tiết vật liệu.Kế toán chi tiết vật liệu và
hạch toán ở kho có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. ở kho, thủ kho là ngời trực
tiếp quản lý nhập xuất,bảo quản vật liệu Đồng thời hàng ngày thủ kho phải ghi
chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu trên thẻ kho chỉ ghi theo số lợng. ở phòng
kế toán với chức năng nhiệm vụ của mình thông qua qua các chứng từ phản ánh
giam đốc ,kiểm tra tình hình nhập,xuất,dự trữ bảo quản vật liệu trong quá trình
sản xuất.
1.1. 5 Hạch toán chi tiết vật t
1.1.5.1.Các chứng từ dùng trong kế toán vật liệu
Vật liệu là một trong những đối tợng kế toán cần đợc hạch toán chi tiết cả
về mặt giá trị và hiện vật ,đợc chi tiết theo từng loại,từng nhóm trên cơ sở các
chứng từ nhập xuất kho. Do vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn và tổ chức hệ
thống chứng từ cho phù hợp nhằm tạo điều kiện cho công tác quản lý đạt hiệu
quả cao. Hệ thống chứng từ gồm :
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá (mẫu 08- VT)
14
Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH)
- Hoá đơn cớc phí vận chuỷển (mẫu 03- BH)
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04- VT)
- Biên bản kiểm nhận vật t (mẫu 05-VT)
- Thẻ kho(mẫu 06-VT)
- Hoá đơn GTGT (mẫu 01-GTKL-3LL)
- Sổ theo dõi thuế GTGT(mẫu S01-DN)
- Sổ chi tiết thuế GTGT đợc hoàn lại (mẫu S02- DN)
- Sổ chi tiết thuê GTGT đợc miễn giảm (mẫu S03-DN)
Từ hệ thống chứng từ đợc xây dựng, kế toán doanh nghiệp mà đứng đầu là
kế toán trởng thực hiện việc tổ chức công tác hạch toán ban đầu. Hạch toán ban
đầu vật liệu có sự tác động ảnh hởng quan trọng tới hiệu quả công tác kế toán vật
liệu. Công tác hạch toán ban đầu đòi hỏi phải thực hiện đúng theo chế độ nhà nớc
ban hành. Hạch toán ban đầu kế toán vật liệu cũng nh trong các phần hành kế
toán khác phải gồm có 2 nội dung chính:
- Trình tự xử lý chứng từ
- Tổ chức luân chuyển chứng từ
Với 2 nội dung chính nêu trên, kế toán vật liệu tổ chức công tác hạch toán ban
đầu theo các bớc:
Lập chứng từ: kế toán doanh nghiệp phải quy định rõ trách nhiệm lập
chứng từ cho các cá nhân, cán bộ kế toán. Khi lập chứng từ, ngời lập phải căn cứ
theo đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh và phản ánh một cách trung thực vào
chứng từ theo các nội dung cần kê khai trên chứng từ.
Tổ chức luân chuyển chứng từ: kế toán phải tổ chức các bớc luân chuyển
chứng từ đến các bộ phận liên quan một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo cho
công tác hạch toán kế toán đợc tiến hành một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
Kiểm tra chứng từ: khi nhận đợc chứng từ, kế toán cùng các cá nhân liên
quan phải tiến hành công tác kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, chính xác, đầy đủ
15
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét